Перед каждым руководителем однажды встает вопрос создания архива. И каждый думает, как лучше — создавать его силами своих сотрудников или обращаться за помощью к профессионалам? Оба варианта имеют свои плюсы и минусы, поэтому прежде, чем вы примите решение, рекомендуем оценить преимущества и недостатки.

Качество работы

Безусловно, профессиональные архивариусы справятся с созданием архива вашей компании на отлично. Даже в очень крупных фирмах со сложной структурой и большим документооборотом, все будет сделано идеально.

А вот самостоятельная работа может как порадовать, так и разочаровать. Разочарует она в том случае, если сотрудник, которому вы доверите эту деятельность, не понимает, что именно от него требуется, не знает законов в этой отрасли и правил, по которым нужно создавать архив. Также самостоятельная работа противопоказана в очень больших компаниях.

Если же фирма у вас маленькая, а сотрудник прошел специальную подготовку (например, многие компании, осуществляющие архивную деятельность, проводят также обучающие семинары), то результат может быть вполне приемлемым.

Оперативность работы

Что касается скорости работы, то тут в абсолютном большинстве случаев побеждают профессионалы. Глубокие знания своей отрасли и большой опыт позволяют выполнять работу быстро и без задержек. Непрофессионалу в любом случае придется то и дело отвлекаться на то, чтобы ознакомиться с законами и требованиями, да и сам процесс будет идти намного медленнее.

Стоимость

Ответ на вопрос, что выгоднее — самостоятельная работа или деятельность профессионала — на первый взгляд очевиден. Но и тут все не так просто.

В большинстве случаев цены на услуги компаний, которые могут создать для вас архив, не слишком высоки. Вкладываться в обучение собственного персонала может быть даже дороже. Другой вопрос, что это вложение на долгое время, а знания, полученные сотрудником, вы сможете использовать еще много раз.

Дополнительные возможности

Важным преимуществом работы профессиональных архивистов становятся те дополнительные возможности, которые они могут предоставить вашей компании:

• внеофисное хранение документов — крупным компаниям может быть очень выгодно поместить все бумаги в специально созданное и полностью оборудованное хранилище, а не размещать их у себя;
• конфиденциальное уничтожение документов — бумаги будут уничтожены не только экологично (они отправятся на переработку), но и строго конфиденциально;
• подготовка документов к передаче в государственные архивы — это сложная задача, которая требует не только знания законов, но и понимания специфики работы государственных органов;
• обучение сотрудников.